Светлана Джума

<p>Мы решили спросить у людей, чьи профессии обязывают часто писать электронные письма, и узнали, какими приёмами они пользуются, чтобы гарантированно получить ответ и оперативно, и по существу.</p>
<h2>1. Используйте разговорный язык</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/87c98e18993688735c5b247f4bc7e57a__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>— Я стараюсь писать письма, например с предложениями о сотрудничестве, максимально простым языком, без всякого официоза из серии "будьте любезны", "а не соблаговолите ли Вы рассмотреть наше скромное предложение" и так далее (Вера Обносова, младший бренд-менеджер Lush Russia).</p>
<h2>2. Пишите кратко</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/004fa1444d42610a7906af491f3084b6__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p><span>— Когда я вижу письмо размером больше, чем может уместиться в один экран моего ноутбука, — пиши пропало. Я не люблю пустых фраз и долгих хождений вокруг да около. Коротко и ясно: "Предлагаем вам вот это и это, мы специалисты в этом, потому что..., готовы на пилот в такие-то сроки, для старта проекта нужно ваше "да". </span><span>Самые быстрые ответы я получала на самые лаконичные вопросы. При этом не исключено, что e-mail, — не самый любимый канал общения вашего визави. Потрудитесь разобраться сначала, кому вы собираетесь писать, как он привык общаться — например, какие контакты оставляет в презентациях или визитке. Готовьтесь к письму точно так же, как и ко встрече (<span>Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").</span></span></p>
<h2>3. Провоцируйте на диалог</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/ab5e63b67afcfbb36e4048b3b90b32f7__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>— Получать стопроцентные ответы помогают фразы, которые провоцируют на диалог. Так, любые письма, даже если вы просто сообщаете о каком-то факте, лучше заканчивать открытыми вопросами, например: "Готов прокомментировать. Когда Вам удобнее связаться?" или "Какие будут комментарии с Вашей стороны?". Они активизируют собеседника. Иногда мы также добавляем креативный намёк в подпись рядом с логотипом: "Отвечайте на письма. Это вежливо" (<span>Владимир Виноградов, президент группы компаний Pro-Vision).</span></p>
<h2>4. Главное — в начало, второстепенное — в конец</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/d44978db5f8db9233172713a0b50af14__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>Структура перевёрнутой пирамиды успешно используется журналистами и PR-специалистами. Я рекомендую применять её и в деловой переписке: не более трёх абзацев, в первом — ключевое сообщение, во втором — краткое описание, в третьем — дополнительная информация плюс непосредственный вопрос к получателю. Подобная фактура позволит автору сконцентрироваться на главном, а адресату — получить важную информацию, потратив 2 минуты своего времени. Как правило, такие письма не остаются без ответа (Арик Ахвердян, гендиректор сервиса видеоинтервью VCV.RU).</p>
<h2>5. Учитывайте время</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/83f83e286e12d0ab63bc7f6cddfee91f__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p> </p>
<p>— По моему опыту, удачное время для отправки писем — раннее утро, 6—7 часов. К этому времени спам-рассылки уже прошли, а деловые письма ещё не начали поступать — рабочий день ещё не начался. Если не утром, то сразу после обеда — 15—16 часов, и вечер, но не поздний, не позже 21—22 часов. Хотя лучше всё-таки в первой половине дня. К концу дня наваливается усталость, и сказать "нет" гораздо легче, чем подумать и сказать "да, это интересно" (Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").</p>
<p>— Е<span>сли говорить про магию цифр, точнее, </span>времени суток и дней недели, <span>по опыту, самый благодатный на ответные письма период — утро вторника и четверга (<span>Арик Ахвердян, гендиректор сервиса видеоинтервью VCV.RU). </span></span></p>
<p><span>— <span>Я заметила, что письма, отправленные в пятницу, получают больше ответов. Наверное, потому что кроме меня мало кто пишет, все ждут понедельника. Хотя </span><span>ещё зависит от менталитета. Допустим, в Бразилии нельзя писать в выходные, перед праздниками и особенно в праздники (<span>Маргарита Кашуба, д</span><span>иректор по маркетингу Englishdom).</span></span></span></p>
<h2>6. Одно письмо — одна мысль</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/4c23a2137b1940ea8e334a8082cfc7dc__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>Если вам нужно решить, например, 6 вопросов с каким-то исполнителем, напишите 6 писем вместо одного. Подумайте, много ли длинных писем вы сами просматриваете (я не говорю уже о "дочитываете") до конца? Ваш графоманский подвиг, увы, постигнет та же участь — и вы получите ответ на половину вопросов или вообще не получите (<span>Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).</span></p>
<h2>7. Нумеруйте</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/1683a98e7199657307e1167e2bae03d4__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>Если вы что-то просите, пронумеруйте все свои вопросы: 1, 2, 3, 4 и т. д. С непривычки метод кажется очень формальным, бесчувственным. Но у него есть неоспоримое преимущество. Часто получатель находит время прочитать письмо, но не находит, чтобы ответить. Нумерация экономит время — отвечающий не повторяет ваш вопрос во вводном предложении, а пишет всего одну цифру и рядом с ней — ответ. Например, вот так: "5) делаем; 1) свяжись с Сидоровым; 3) отложи". Кстати, если ответ получен не на все вопросы — куда как просто повторить их ответным письмом! (Елена <span>Строева</span>, эксперт по продвижению медицинских центров)</p>
<h2>8. Сделайте комплимент</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/1696c8287b67b5f201a80de0a389178f__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>Признание заслуг получателя смещает его фокус внимания с 1000 важных дел на ваше письмо (Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).</p>
<h2>9. Для каждого индивидуально обозначайте тему письма</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/a680d8fbf4d3d908870836f5d15bb94a__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p>— Я люблю писать в теме письма названия компании партнера, знак "плюс" и название моей компании. Такое сочетание как нельзя лучше отражает то, что я хочу предложить — это совместный проект. Если компания слишком велика и/или название моей компании адресату ни о чём не скажет — нужно написать кратко суть вашего предложения, например: "Выступление на конференции XX 2 марта" (<span>Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").</span></p>
<p><span>— Я пишу индивидуальную тему письма для конкретного лица или компании так, чтобы сразу было понятно, о чём речь. Например, "Предложение партнёрства для LifeNews от EnglishDom" (Маргарита Кашуба, д<span>иректор по маркетингу онлайн-школы английского).</span></span></p>
<h2>10. Если ничего не помогло — позвоните</h2>
<p><img class="" src="https://static.life.ru/posts/2016/08/885696/4af7568d624dd63b41773ff19c5bd6ee__660x.gif" alt="" data-extra-description=""></p>
<p><span>— Если в течение дня мне не ответили на письмо, я звоню в этот день или на следующий и уточняю, получили ли его, т. е. делаю акцент на важности моего вопроса (<span>Вера Обносова, младший бренд-менеджер Lush Russia).</span></span></p>
<p><span><span>— Если на срочное или важное письмо нет ответа в течение 2 часов — снимите трубку и позвоните: вероятно, его ещё не прочитали. Введите это правило — и у ваших сотрудников не будет больше аргумента "он мне не ответил" (<span>Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).</span></span></span> </p>

cf8095f21d6f7c61d6c6dc156938ff88.jpg

<p>Фото: &copy; &nbsp;Flickr/<a href="https://www.flickr.com/photos/remydwd/3126215609/in/photolist-5LfEZ8-4BzMQ6-aLduy-ckGzJG-7LUUYy-6rifXg-2pfC71-bQ8Pe-d4Kke-cDxza-nJzJ-89DjDS-bJVsqi-757uaa-tGWhD-33kFa-jkDyZP-8H1Ar6-3Cbte-2KYqZ-dagCjX-63TgwD-99fgG2-aWQ7B-zJ4ea-3V5Vd-7Lx9mT-2XcCGH-xaNEz-36DYE-aaGfb-pYA2ys-AxHpK-4Dj6BU-37iNp1-3aAcL-2AeUds-82iuc-obKq5G-5wqG28-2KaY32-dMmtHx-HvGqx-4DaVhk-kmhUb-5mCerw-iDds94-6vxHt3-dXULN-32vV2" target="_blank">Dan Dickinson</a></p>

Бывает так: стараешься, пишешь красивое логичное письмо по всем правилам делового этикета, отправляешь, а ответа — нет. А может быть, есть какие-то секреты? Волшебные слова, которые должны быть в тексте, или временной промежуток, в который письма чаще всего остаются без ответа?

Статьи

Полковнику никто не пишет: как получать ответы на все свои имейлы?